Stadt Esslingen am Neckar

Stadt Esslingen am Neckar

Haupt- und Personalamt                                                                                        24.02.2012

Sachbearbeiter/in:

Simone Neukamm; Steffen Wörner

 

                                                                                                                   10/026/2012

 

V O R L A G E

 

 

 

 

 

 

Verwaltungsausschuss

29.02.2012

 

 

Betreff: Umsetzung der Organisationsuntersuchung im Ordnungs- und Standesamt

 

 

I. Antrag

 

1.      Vom Bericht zur Umsetzung der Organisationsuntersuchung im Ordnungs- und Standesamt wird zustimmend Kenntnis genommen.

2.      Der im Bereich Gemeindlicher Vollzugsdienst (GVD) festgestellte Stellenüberhang von 2,68 Stellen wird durch die Streichung einer unbesetzten Stelle sowie durch das Anbringen von „kw“ – Vermerken an weiteren 1,68 Stellen dokumentiert.

3.      Der festgestellte Überhang im Bereich Gewerbe-/Gaststättenbereich/Kommunaler Ordnungsdienst (KOD) wird durch den Mehrbedarf im Bereich Waffenrecht in gleicher Höhe ausgeglichen.

4.      Mit Einführung des nationalen Waffenregisters 2013 wird eine Überprüfung des Stellenbedarfs durchgeführt und diese im Rahmen der weiteren Berichterstattung dargestellt.

 

   

 

II. Haushaltsrechtliche Deckung

 

 

entfällt

 

 

III. Folgekosten

 

entfällt

 

 

 

 

IV. Begründung

 

Ausgangssituation/Untersuchungsbereich

 

Mit der Vorlage 10/429/2009 wurden die Ergebnisse der Organisationsuntersuchung Im Ordnungs- und Standesamt (Amt 32) dem VA am 25. Januar 2010 vorgestellt. Die Firma Kienbaum Management Consultants GmbH (KMC) präsentierte in der Sitzung die wesentlichen Erkenntnisse. Herr Gorzellik als verantwortlicher Amtsleiter stellte in dieser Sitzung im Januar 2010 die ersten umgesetzten Maßnahmen vor.

Teil der Untersuchung waren die Abteilungen „32-1 Allgemeine Angelegenheiten der öffentlichen Sicherheit und Ordnung“ (Leitung Fr. Dorsch), „32-3 Gesundheits-, Gaststätten, Gewerbe- und Marktwesen, Feldschutz“ (Leitung H. Sihler) und das Sachgebiet 32-5.2 Ausländeramt der Abteilung „Standes- und Ausländeramt“ (Leitung H. Klinger).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nicht im Untersuchungsauftrag von KMC enthalten waren die Abteilungen „32-2 Verkehrsabteilung“, „32-4 Bürgeramt und Wahlen“ sowie das Sachgebiet „32-5.1 Standesamt“. 

 

Auftrag des VA war es, die Ergebnisse der Organisationsuntersuchung im Ordnungs- und Standesamt umzusetzen. Außerdem sollte dem Gremium ein detaillierter Plan zur Umsetzung der Handlungsempfehlungen, der Vorschläge zur neuen Aufbauorganisation, der Stellenbemessung sowie der Realisierung der Rationalisierungspotenziale vorgelegt werden. Da die Statistikzahlen von 2010 erstmals zum ersten Quartal 2011 vorlagen und der Jahresbericht 2011 des Kommunalen Rechenzentrums (KDRS) abgewartet wurde, erfolgt die vorliegende Berichterstattung erst jetzt. Dies war notwendig, um auf Basis aktueller Zahlen 2011 die Vergleichsberechnungen durchführen zu können.

 

 

Masterplan

 

Bereits im ersten Quartal 2010 wurde ein detaillierter Masterplan (siehe Anlage) zur Umsetzung der insgesamt ca. 50 Einzelmaßnahmen von der zuständigen Projektgruppe mit Vertretern der Ämter 32 und 10 erarbeitet. Die Einzelmaßnahmen wurden dabei hinsichtlich Priorität, möglichem Umsetzungszeitraum und Beteiligungsrechten der Personalvertretung bewertet. Wie auch farblich auf einen Blick zu erkennen ist, wurden die Maßnahmen Punkt für Punkt umgesetzt (grün). Nur sehr wenige Maßnahmen wurden aus unterschiedlichen Gründen noch nicht angegangen (rot) bzw. sind noch in der Umsetzung (gelb). 

 

Die ersten organisatorischen Änderungen wurden zum 1. Oktober 2010 verfügt und auch bekannt gemacht. Im Folgenden soll ein kurzer Überblick über die größeren Maßnahmen gegeben werden, die umgesetzt wurden. 

 

Umsetzung der größeren Maßnahmen - gegliedert nach Abteilungen -

 

1.      Stand der Umsetzung in der Abteilung 32-1 (Allgemeine Sicherheit und Ordnung)

 

Innerhalb der Abteilung 32-1 „Allgemeine Sicherheit und Ordnung“ wurden im ersten Halbjahr 2010 die Neuorganisation der Bußgeldstelle sowie die Einrichtung eines zentralen Außendienstes im Sachgebiet „Gemeindlicher Vollzugsdienst“ umgesetzt.

 

1.1 Sachgebiet 32-1.1 (Allgemeines Polizeirecht, Bußgeldbehörde)

Die bislang getrennt geführten Geschäftsstellen „ruhender und fließender Verkehr“ wurden zum 01. Oktober 2010 zu einer Geschäftsstelle zusammengefasst und dem Sachgebiet 32-1.1 zugeordnet. Dies ist der erste Schritt hin zu einer mittel- bis langfristigen Aufgabe der Geschäftsstelle überhaupt, denn das eingesetzte Verfahren OWI 21 sieht eine ganzheitliche Sachbearbeitung vor. Die Trennung zwischen Assistenzfunktionen in der Geschäftsstelle und der Sachbearbeitung wurde nun zum Teil aufgehoben.

 

Für die Umsetzung der stationären Geschwindigkeitsüberwachung auf der B 10 wurde eine weitere Sachbearbeiterstelle zum 01. Oktober 2010 eingerichtet. Die Stellenbedarfsbemessung von Kienbaum lieferte hierzu anhand einer klaren Berechnung (Fallzahlen x mittlere Bearbeitungszeiten) die wesentliche Grundlage. Durch diese Berechnungsmethode können künftig die jährlichen Fallzahlen den eingesetzten Personalressourcen gegenübergestellt werden, was einen Beitrag zur unterjährigen Steuerung darstellt. Diese Stelle konnte im Rahmen der vorhandenen Stellenanteile bei 32-1 durch die oben genannte Umorganisation der Bußgeldstelle und Reduzierung bei anderen Aufgabenpaketen im Sachgebiet besetzt werden und musste daher nicht im Stellenplan 2011 beantragt werden.

 

1.2 Sachgebiet 32-1.2 (Gemeindlicher Vollzugsdienst - GVD)

Die bisherigen 4 Stellen des Kommunalen Ordnungsdienstes und des Feldschutzes (bislang 32-3 zugeordnet) sowie die 3 Stellen der Geschwindigkeitsüberwachung wurden dem Sachgebiet „Gemeindlicher Vollzugsdienst“ zugeordnet. Ziel der Änderung war, die Schwierigkeiten durch die unterschiedlichen Auftraggeber abzustellen und die Auftragsvergabe klar zu strukturieren. Die Koordination sämtlicher AußendienstmitarbeiterInnen erfolgt daher nur noch über die Sachgebietsleitung (SGL). Alle Aufträge für das neue Sachgebiet werden zentral über die SGL gesteuert. 

 

Vorher:

 

Seit 01.Oktober 2010:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ein Schichtplan für die MitarbeiterInnen des neuen Sachgebiets wurde zwischenzeitlich aufgestellt sowie ein Verfahren zur Auswertung der Einsätze erarbeitet. Im vorgeschriebenen personalrechtlichen Beteiligungsverfahren hat der DPR I im Grundsatz der Dienst- und Schichtplanregelung zugestimmt. Für die Mitarbeiter der Geschwindigkeitsüberwachung wurde dagegen vereinbart, den Arbeitsbeginn im Sommerdienstplan erstmals probeweise auf den Zeitraum zwischen 6.30 und 7.30 vorzuverlegen.

 

1.3 Kostendeckung GVD

Im Laufe des Jahres 2009 sind alle 9,8 Stellen für die Überwachung des ruhenden Verkehrs, die im Stellenplan hierfür vom Gemeinderat genehmigt wurden, besetzt worden.

Dies, so die Aussage von KMC im Gutachten, „bedeutet gegenüber der tatsächlichen Besetzung des Jahres 2008 eine Steigerung der Personalkapazitäten von ca. 1/3“. Aus Sicht von KMC „ergibt sich zunächst ein Überhang von 3,9 Stellen zum Stellenplan 2009“.

 

Der Vorschlag zur Reduzierung der Stellenanteile in der Überwachung des ruhenden Verkehrs hatte von Seiten KMC den Hintergrund, dass Esslingen

 

 

Um die Überprüfung der Kostendeckung des ruhenden Verkehrs, anzugehen, musste zuerst die Statistik der Abteilung verändert werden, da diese bisher keine Auswertung nach Einnahmeart zuließ. Erst seit dem 3. Quartal 2010 wurden die Zahlen vom KDRS detailliert nach Einnahmeart erfasst. Damit konnte das Ordnungs- und Standesamt erstmals im März 2011 die Zahlen aus dem gesamten Jahr 2010 vorlegen.

 

1.4 Fallzahlen und Einnahmen

KMC schlug vor, zum Ende des Jahres 2009 zu überprüfen, ob sich durch die Erhöhung der Personalkapazitäten die vom Fachamt prognostizierte Steigerung der Fallzahlen (ca. 77.000) ergeben hat bzw. ob die prognostizierten Einnahmen in Höhe von 1,3 Millionen Euro erzielt wurden. Die Auswertung 2009 ergab insgesamt nur 67.000 Fälle. Dies bedeutet ca. 120.000 Euro Mindereinnahmen als vom Fachamt erwartet. 

 

Auch in 2010 lag zwischen der Prognose des Fachamtes von 110.000 Fällen bzw. den Einnahmen in Höhe von 1,41 Millionen Euro eine große Differenz. Es gab tatsächlich nur knapp 69.000 Fälle und Einnahmen in Höhe von 901.222 €. Damit wurden lediglich 63% der ursprünglich vom Fachamt erwarteten Zahlen erreicht. Dies untermauert auch die These von KMC, die bereits bei der Organisationsuntersuchung 2004/2005 davon ausgegangen sind, dass eine Steigerung des Personals nicht proportional zu einer Steigerung der Einnahmen führt. Die Anzahl der Parksünder steigert sich ebenfalls nicht. Die Einnahmen würden daher in etwa gleich bleiben.  

 

Die Auswertung 2011 ergab 69.600 Verwarnungen und 900.000 € Einnahmen durch den GVD.

1.5 Stellenbemessung GVD

Im Ansatz wird davon ausgegangen, dass ein Außendienstmitarbeiter (100%) durch die Ausstellung der Verwarnungen, jeweils einen Mitarbeiter im Innendienst beschäftigt. Die Personalkosten für beide Stellen inklusive Kosten für Arbeitsplatz ergeben damit rund 150.000 €. Das bedeutet, um eine reelle Kostendeckung pro eingesetzte Vollzeitkraft zu erreichen, Einnahmen in Höhe von ca. 150.000 € (für Personal-, Gemein- und Sachkosten) nötig sind.

 

Ausgehend von den erteilten Verwarnungen wurde berechnet, welche Anzahl Verwarnungen pro Stunde eine Vollzeitkraft erbracht hat. Dann erfolgt eine Plausibilitätsprüfung, in dem die Fallzahlen mit den Verwarnungen / Stunde hochgerechnet werden. Dies ergibt die Soll-Kapazität. Abweichungen ergaben sich, weil die tatsächliche Mitarbeiterzahl stark differiert hat. Diese Soll-Kapazität ist mit dem Stellenplan abzugleichen.

 

1.6 Fazit

Aufgrund dieser Basis hat KMC die Einnahmen + Daten vom Fachamt analysiert. Laut KMC besteht daher ein Überhang von 2,68 Stellen VZK. Davon wurden bereits 1,0 Stellen abgebaut, in dem eine seit Juni 2010 offene Stelle im GVD nicht wiederbesetzt wurde. Diese Stelle wird im Stellenplan gestrichen. Der Abbaurest beträgt somit noch 1,68 Stellen und wird im Zuge von Wiederbesetzungen durch Fluktuation erbracht. Die detaillierte Stellenbedarfsberechnung wird in der Sitzung vorgestellt.

 

2.      Stand der Umsetzung in der Abteilung 32-3 (Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten, besonderes Polizeirecht)

 

2.1 Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten

Aufgrund der vorgelegten Fallzahlen von 2008 hat KMC einen Überhang im Bereich Gewerbe- und Gaststättenrecht von 2,0 Stellen festgestellt. Die von 32-3 vorgelegten Fallzahlen für das Jahr 2009 weichen jedoch z. T. sehr stark von den Zahlen für 2008 ab. Gründe dafür sind, dass bis dahin in vielen Bereichen keine Statistik geführt wurde. Bei den Zahlen von 2009 handelt es sich dagegen um eine aus dem elektronischen Gewerbeverfahren erstellte Statistik. Die Gründe für die Abweichungen könnten auch teilweise durch die konjunkturelle Lage im Jahr 2009 erklärt werden. Aus diesem Grunde wurden auch hier die Zahlen von 2010 abgewartet und im März 2011 ausgewertet. Aus diesem ergibt sich ein Überhang von einer 0,5 Stelle. 

 

2.2 KOD / Waffenrecht

Beim KOD wurde von KMC ein Überhang von 1,0 Stellen ermittelt.

Im Bereich Waffenrecht ist der Aufwand dagegen erheblich gestiegen. So findet zum 01.01.2013 die Einführung des Nationalen Waffenregisters (NWR) statt, d.h. 32-3 muss bis spät. Ende 2012 alle Waffenbesitzer digital erfassen. Außerdem gibt es neue gesetzliche Auflagen für Kontrollen vor Ort, d.h. bis Ende 2013 sind alle Waffenbesitzer vor Ort zu überprüfen. Der Aufwand ist immens, da in über 50 % der Fälle die Waffenbesitzer nicht beim ersten Mal vor Ort angetroffen werden und deshalb erneut aufgesucht werden müssen.   

Weiterhin ist eine Regelüberprüfung bei allen 1.500 Waffenbesitzern alle 3 Jahre notwendig. Diese fand auch bisher statt – jedoch alle 5 Jahre, dann erfolgte die Änderung auf 3 Jahre. Hinzu kam der GR- Beschluss, dass diese Regelüberprüfung gebührenpflichtig ist. Es handelt sich dabei um eine Tätigkeit im Innendienst (z. B. Abfrage Führungszeugnis) und gilt daher auch für lfd. Fälle.

 

Aufgrund dieser Angaben errechnet KMC einen Mehrbedarf im Bereich Waffenrecht für die Jahre 2011 sowie 2012 jeweils von 1,3 VZK. 

Das Fachamt wird zur Einführung des NWR im ersten Halbjahr 2013 ausführlich im VA berichten.

 

2.3 Fazit Stellenbemessung

Der von KMC errechnete Überhang im Bereich Gewerbe (0,5 Stellen) und KOD (1,0 Stellen) ist durch den Mehrbedarf im Bereich Waffenrecht von bisher 1,3 Stellen für die Jahre 2011 + 2012 nahezu aufgefangen worden. Mit Einführung des NWR zum 01.01.2013 muss jedoch die Stellenbemessung sowieso neu berechnet werden, da sich Aufgaben ändern bzw. teilweise wegfallen werden. Ab 2013 können vermutlich Stellenanteile eingespart werden. Dies wird ab 2013 überprüft.

 

3.      Stand der Umsetzung im Sachgebiet 32-5.2 (Ausländeramt)

 

Während des laufenden Projektes veränderte sich die Rechtslage dahingehend, dass ab 01.09.2011 der eAT (elektronische Aufenthaltstitel) eingeführt wurde.

 

Das Verfahren ist sehr viel aufwendiger als bisher, d.h. es wird mit einem Mehrbedarf zu rechnen sein. Aus unserer Sicht erschien es ratsam, eine einjährige Phase des Echtbetriebs abzuwarten, bevor realistische Aussagen über den Stellenmehrbedarf gemacht werden. Aus diesem Grunde wird Ende 2012 eine Stellenbedarfsbemessung durchgeführt. 

 

4.      Ausblick organisatorische Veränderungen, Umsetzung 2-Säulenmodell

 

4.1 Neue Entwicklungen

Zwischenzeitlich liegen bereits vom Fachamt neue Anträge vor, die Stellenbemessungen in verschiedenen Abteilungen notwendig machen:

 

 

4.2 Ausblick auf die organisatorischen Veränderungen

KMC schlug vor, die Aufbauorganisation des Ordnungs- und Standesamtes mittelfristig zu verschlanken. Dies sollte u. a. durch die Integration der bisherigen Abteilung 3 in die Abteilung 1 erfolgen. Damit wird gleichzeitig der Konsolidierungsbeschluss des GR III/407/2011 Maßnahme Nr. 39 (Verzicht auf die Wiederbesetzung der Abteilungsleitungen 32-3 / 32-4) umgesetzt.

 

Empfehlungen zur Aufbauorganisation des Ordnungs- und Standesamtes (kurz- bis mittelfristige Perspektive)

 

In Anbetracht der Konsolidierungsbeschlüsse Nr. 39 + 41 (Zusammenlegung Wahlen + Statistik) und der Tatsache, dass das Jahr 2012 wahlfrei ist, werden diese beiden organisatorischen Veränderungen zeitnah angegangen.

 

Die Benennung der genauen Einsparmöglichkeiten bzw. Steigerung der Effizienz wird jedoch dadurch erschwert, dass KMC bisher lediglich einen Teil des Amtes betrachten konnte. Die Untersuchung soll deshalb auf alle bisher ausgenommenen Abteilungen ausgedehnt werden. Ein entsprechender Projektauftrag ist abgestimmt und wurde in die DB eingebracht.

 

 

 

 

   

 

 

 

 

 

Amtsleiter                                                                               Dezernent I 

 

 

 

Anlagen:                                

 

 

Anlage:   Masterplan Maßnahmenübersicht

 

  


Anlagen:

Nicht alle Anlagen sind öffentlich. (Internet)
Masterplan Maßnahmenübersicht.xlsMasterplan Maßnahmenübersicht.xls